Yeni bir proje geliştirmek ya da mevcut proje ile ilgili değişiklik yapmak için fizibilite çalışmaları, ilgili firmalar ile ortak çalışmalar, konsept geliştirme, pazar analizi, mali analiz ve projeksiyonlar, teşvikler, yer tespiti, operasyon sisteminin kurulması gibi tüm geliştirme çalışmaları yürütülmelidir.
Projeye Başlamadan Önce;
Ne yapacağım diye düşünürken,
Araştırmaya başlarız.
Kimi zaman detayları incelemek gerekir,
Kimi zaman da görülmeyenlere ulaşmak,
Bazen belirsizlik içinde kayboluruz,
Bazense yapamayacağım diye bunalır,
Projeyi nasıl yapsam diye fal mı baktıralım derken…
Birden bire bir fikir oluşur kafamızda.
Amaca giden yolu bulmuşuzdur.
Şimdi belli bir zaman içinde,
Kullanacağımız araçları da bilerek,
Bütçemizin elverdiği ölçüde,
Projeyi kaleme alabiliriz.
Artık amaca giden yolu bulduk,
Ekip çalışmasını da unutmadan,
Bu yazı ile organizasyonlarda proje hazırlama aşamalarını, organizasyonlarda ekip çalışmasının önemini ve bu konudaki uygulamalar ile değişik organizasyonlarda değişik projeler geliştirmeye daha çok özen göstereceksiniz.
Proje ve Proje Yönetimi İle İlgili Temel Kavramlar
Proje
Günlük yaşantımızda da iş yaşantımızda da defalarca duyduğumuz ve pek çok kez bir üyesi olarak içinde bulunduğumuz bir çalışmadır. Bir düğün töreni organizasyonunun baştan sona planlanması da bir projedir, İstanbul Boğazı’na yeni bir köprü yapılması da, aya ilk insanın gönderilmesi de…
Projeler, küçük ve kısa vadeli olanlardan tutun da, yıllarca süren multi-milyar euroluk olanlara kadar birçok çalışmayı kapsar. Kitap yazmak, mutfağı yenilemek, akşam yemeği yapmak, karayolu inşa etmek, hepsi de proje tanımına girebilirler. Büyüklüğü bu örneklerde anlatılan derecede farklılıklar gösterebilse de küçük ya da büyük, tüm projelerde şu ortak özellikler bulunur:
a) Proje “geçici” bir çabadır, yani bir başlangıç ve bitiş tarihi bulunur. Sonsuza kadar sürecek ya da başlangıç belirsiz çalışmalara proje diyemeyiz. (İnsanın ilk kez ayda yürümesi ile bu proje başarıyla tamamlanmış oldu.)
b) Proje tamamlandığında daha önce yapılmamış “eşsiz” bir ürün ortaya çıkarır. Bir inşaat yapılması, o inşaatı yapan kişi için “bir eşi daha olmayan” bir çalışmadır, daha önce pek çok benzer bina yapmış olsa da yeri, mimarisi, yüzölçümü, kullanılan malzeme gibi bir veya birkaç özellik ile mutlaka öncekilerden farklı bir ürün ortaya çıkar. (Boğaziçi’ndeki Birinci Köprü ile İkinci Köprü’nün benzer amaçla yapılmış olmasına rağmen yer, mimari, uzunluk açısından birebir aynı olmaması gibi.)
c) Projelerin bir zamanı, kapsamı ve bütçesi vardır. (Dünya Kupası’nın açılış töreni, daha önce ilan edilen gün, saat ve yerde yapılmalıdır, buna benzer bazı projelerin zamanının sapması düşünülemez.) Bir takım faaliyetleri kapsayan, belli bir başı ve sonu olan herhangi bir şeyi proje diye tanımlayabiliriz. O hâlde, yeni bir büroya taşınmak bir proje olacaktır, ancak büroyu yönetirken devam eden günlük faaliyetler proje tanımına girmeyecektir.
Belirli bir ürün, hizmet veya servisi ortaya çıkarmak için gerçekleştirilen, başlangıç ve bitiş tarihi belli olan, belirli kaynaklarla gerçekleştirilen ve sonucunda eşsiz bir ürün ortaya çıkaran çabaya “proje” adı verilir.
Bazı projeler yeni, bazıları bir kereliktir, bazıları ise; geçmişte yapılan benzer işlerin tekrarıdır.
Yukarıda verilen geniş tanımın dışında benzer mahiyetteki projelerin birtakım ortak noktaları olacaktır. Mesela, yeni bir mal üretme projesi; tasarım, test etme, üretim yeri tesis etme gibi faaliyetler gerektirecektir. Ancak ayrıntılar kaynaklara, zaman cetveli ve projeye katılan şahıslara göre farklılaşacaktır. O hâlde her yeni projenin kendine has bir şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir. Ancak bunu nasıl yapacağınızla ilgili prensipler aynı olacaktır. İşte bu noktada kendi tecrübeniz ve takımınızın tecrübesi becerilerinizi geliştirmenize ve iyileştirmenize yardımcı olacaktır.
Program, ortak bir genel hedefi olan projeler serisidir.
Proje;
– Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir.
– Zaman ve kaynak planlamasına imkân sağlar.
– İzleme ve değerlendirmeye imkân sağlar.
– Kaynak bulunmasına yardımcı olur.
– Hedeflere ulaşılmasının önündeki risklere ve engellere ilişkin bilgi sahibi olunmasını ve önlem, alınabilmesine imkân sağlar.
– Fikrin anlatımını ve faaliyetlere katılımcılığı kolaylaştırır.
– Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır.
Proje Yönetimi
Verilen bir hedefe (sınırlı bir süre içinde) verimli ve uygun bir şekilde ulaşılabilmesi için kaynakların yönetimi, tahsisi ve zamanlaması sürecidir.
Proje niçin yönetilir?
İyi yönetilen herhangi bir görev muhtemelen pürüzsüz yürüyecek ve iyi sonuçlar verecektir. Zamanınızı ve paranızı yönetmek bunun küçük örnekleridir. Projenizi iyi yönetirseniz, göstermeniz gereken çabanın miktarından daha fazla kâr elde edersiniz. Bir proje yönetiminin en büyük faydalardan biri, ‘telaş’ faktörünün azalmasıdır.
Başarı İçin Yönetim
İşlerin ters gitmesini engelleyecek anahtar bir faktör var mıdır?
Örnek olsun diye basit bir benzetmeyi kullanabiliriz. Eğer bir yolculuğa çıkıyor, fakat ne zaman varacağınızdan, tam olarak nereye gideceğinizden ya da hangi vasıtayla gideceğinizden pek emin değilseniz, tam zamanında tam yerine varma ihtimali hayli zayıftır. Nerede ve ne zaman olmak istediğinizi bilirseniz, o zaman bütçenize uyacak vasıtayı planlar ve büyük ihtimalle başarılı olursunuz. Yolda giderken devamlı olarak ilerleyişinizi kontrol edersiniz (Bu, doğru tren mi? Vaktinde mi geldi? Doğru yolda mıyız?) ve gerekli ayarlamaları yaparsanız, başarınız hemen hemen kesindir. Bu, yolculuk yönetimidir; planlama, izleme ve kontrol gerektirir.
Proje yönetimi, projenin planlandığı zamanda, bütçe dâhilinde ve şartnameye göre tamamlanmasını temin edecek gözetim ve organizasyondur.
Proje Misyonu
Uygulanan projenin var olma sebebidir. Projenin hangi nedenlerden dolayı uygulamaya konduğunu tarif eder.
Proje Amacı
Belirlenmiş olan proje misyonu çerçevesinde proje dâhilinde ulaşılması hedeflenen sonuçtur.
Proje Hedefleri
Belirlenmiş olan proje amacına ulaşılması için elde edilmesi gereken sonuçlar ve tamamlanması gereken aşamalardır. Proje hedefleri açık olarak tanımlanmalı, kesin ve ölçülebilir olmalıdır.
Proje Katılımcıları
Projenin gerçekleştirilmesi için kaynak ve zaman ayıran kişiler ve/veya kuruluşlar projenin katılımcılarıdır.
Proje Müşterileri
Proje uygulaması sonucunda elde edilecek ürün, hizmet veya meydana gelecek yeni durumdan veya oluşumdan faydalanması beklenen kişiler, kurumlar veya toplumun ilgili kesimleridir.
Proje Varsayımları
Projenin amaç ve hedeflerine ulaşabilmesi bir takım çevre koşullarına bağlı olabilir. Proje sonuçlarını doğrudan veya dolaylı olarak etkileyecek bu varsayımlar planlama aşamasında dikkate alınmalıdır
Proje Kısıtları
Proje faaliyetlerinin çerçevesini daraltan sınırlamalardır. Kısıtların çok olduğu projelerde planlama aşamasında çok fazla ihtimalin gözden geçirilmesi gerekir.
Mali Kısıtlar: Projede harcanabilecek miktarın projeye ayrılan bütçe ile sınırlı olma durumu.
Zaman Kısıtları: Projede ana ve ara hedeflerine ulaşılması veya projenin tamamlanması gereken zamanlar.
Nitelik ve Nicelik İle İlgili Kısıtlar: Ürün veya hizmetlerin üretiminde şartnameler ile belirlenmiş standartlar.
Proje Riskleri
Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini, dolayısıyla da proje amaç ve hedeflerine ulaşılmasını doğrudan veya dolaylı olarak etkileyebilecek olumsuz etkileşimlerin gerçekleşme durumu ve bu durumun meydana gelmesi ihtimalidir. Gerçekleşme ihtimali düşük, ancak gerçekleşmesi hâlinde proje için kontrol edilemeyecek derecede yıkıcı etki yaratan risk faktörleri “Yıkıcı Faktör” olarak adlandırılır.
Proje Girdileri
Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve buna bağlı olarak proje amaç ve hedeflerine ulaşılabilmesi için bazı kaynakların kullanılması gerekmektedir.
Bu kaynaklar 4’e ayrılır:
– İnsan
– Finansman (para, sermaye)
– Bilgi
– Hammadde, malzeme, alet ve araç-gereç
Proje Çıktıları
Proje faaliyetleri gerçekleştikçe üretilen ürün / hizmetler projenin çıktılarını oluşturur. Proje çıktıları projenin müşterileri tarafından kullanılabilmeli ve proje müşterilerine fayda sağlamalıdır.
Proje Performans Göstergeleri:
Projede planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkı bulmak için üzerinden kontrol yapılabilecek bazı kavramlara ihtiyaç duyulur bunlar performans göstergeleridir.
Örneğin:
– Faaliyetlerin gerçekleşme süresi
– Kullanılan hammadde, malzeme, araç-gereç miktarı ve kalitesi
– Projede çalışan insanların nitelik ve nicelik özellikleri
– Kullanılan para tutarı
Proje Performans Kriterleri
Performans göstergelerinin değerlere dönüştürülmüş hâlidir. Bu sayede performans göstergeleri bazı referans değerlere dönüşür ve denetimi mümkün kılan kriterler haline gelir. Kısaca faaliyetlerin başarısının değerlendirileceği nitelik ve nicelik değerleridir.
Proje Performans Kriterleri
– Faaliyetlerin gerçekleşme süresi (A aktivitesi ile B aktivitesi arasında en fazla/en az 10 gün olmalıdır.)
– Kullanılan hammadde, malzeme, araç-gereç miktarı ve kalitesi (2 mm çapında çelik profil kullanılmalıdır.)
– Projede çalışan insanların nitelik ve nicelik özellikleri (En az iki dil bil dilen bir koordinatör yardımcısı ile çalışılmalıdır / Teknik ekipte 4 adet endüstri mühendisi, 2 adet makine mühendisi, 2 adet elektrik-elektronik mühendisi bulunmalıdır.)
– Kullanılan para tutarı (Prototip üretimi için en fazla 15.000 YTL harcanabilir.)
Proje Aktivite Planı
Projenin amaç ve hedeflerine ulaşabilmesi için gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlerin belirlenip bir uygulama sırasına konması gerekir.
Proje aktivite planı bu faaliyetlerin sırasının, nitelik ve niceliğinin, zamanının, sorumlularının ve kullanılacak olan kaynaklarının belirlendiği bir uygulama dokümanıdır.
Proje aktivite planı
– Ne?
– Nerede?
– Ne zaman?
– Kim?
– Kaynaklar?
– Süre?
İle ilgili soruları cevaplayabilmelidir
Şebekeleme (Mantık Diyagramı Oluşturma)
Projede gerçekleştirecek olan aktivitelerin öncelik-sonralık ilişkileri ve sürelerinin belirlenerek şebeke adı verilen bir diyagramda gösterilmesidir.
Kritik Yol:
Proje faaliyetlerinin planlanmasının ardından birbirleri ile bağlantılı bu faaliyet dizileri arasında en uzun toplam zamanı gerektiren faaliyet dizisi “Kritik Yol” olarak tanımlanır. Kritik yol üzerindeki her bir faaliyet de “Kritik Faaliyet” olarak tanımlanır.
Proje Döngüsü
Bir proje fikrinin ortaya çıkmasından projenin tamamlanmasına kadar geçen süre içindeki tüm aşamaları ifade etmektedir.
Proje Döngüsü
– Fikrin belirlenmesi
– Analiz edilmesi
– Planlanması
– Kaynak bulunması
– Uygulanması
– İzlenmesi ve değerlendirilmesi aşamalarından oluşur.
Projeler Nasıl Doğar?
Projeler, kendiliğinden ortaya çıkmaz. Bazı talepler veya koşullar bir projenin ortaya çıkışını tetikler. Projenin ortaya çıkışına yol açan bazı koşullar ve bu koşullara örnekler şu şekildedir:
a) Pazar Talebi – Örnek: Rakip firmaların pek çoğunun Internet üzerinden bilet satışı yapması üzerine bir otobüs firmasının online bilet satış sistemi kurması.
b) İş süreçleriyle ilgili bir gereksinim – Örnek: İşyerinde doküman karmaşasını engellemek için elektronik doküman yönetimi sistemine olan ihtiyaç.
c) Müşteri İsteği – Örnek: Çeşitli özelliklere sahip olan (antensiz, radyo çalabilen, fotoğraf çekebilen, daha uzun süre şarj gerektirmeyen vs.) cep telefonları.
d) Teknolojik Gelişmeler – Örnek: Bir işletim sistemine üretici firma desteğinin kalkması üzerine yeni bir işletim sistemi ile ilgili uygulama geliştirme.
e) Yasal Zorunluluklar – Örnek: Yeni Türk Lirası’na geçiş.
f) Sosyal Gereksinimler – Örnek: Afrika’daki fakir ülkelere yardım için Live8 konseri.
Proje Başarısızlıkları nelerdir?
Ev için ısmarlama yaptırdığınız bir mutfağı monte etmek gibi önemli bir projeyi planlıyor olsaydınız, belli beklentileriniz olurdu. Üzerinde anlaştığınız özelliklerin bulunmasını, anlaştığınız fiyattan olmasını ve anlaştığınız zamanda teslim edilmesini ve monte edilmesini isterdiniz.
İşi yapan zamanında teslim etmese, iş tesliminde diğer her şey beklendiği gibi olsa, bu proje başarısız mı olurdu?
– Eğer planlamış olduğunuzdan pahalıya çıksa, proje başarısız mı olurdu?
– Mutfağın rengi farklı olsa, proje başarısız mı olurdu?
– Altı ayda dökülse, proje başarısız mı olurdu?
Gerçekten başarılı bir proje; zamanında, üzerinde anlaşılan fiyattan ve üzerinde anlaşılan özellikleri taşır şekilde teslim edilmelidir. Muhtemel başarısızlıklardan sakınmanın yolları vardır. Bunun bir yolu, hem kendinizin hem de başkalarının geçmiş hatalarından ders almaktır. Başarı sağlamak için bir proje planlanmalı, izlenmeli ve kontrol edilmelidir. Bu yönetim unsuru olmadan proje hedeflerinin tümüne başarılı bir şekilde ulaşma ihtimali, imkânsız değilse bile, pek mümkün değildir.
Kaynak: MEGEP