Proje yönetimi başlangıç ve bitiş zamanları belirli, maliyet ile zaman kısıtları altında yeterli kapsama ulaşmaya çalışılan, belirli hedefler doğrultusunda yazılı hale getirilmiş, geçici bir süreçtir. Belirsizlik ve risk içeren proje süreci, kaynaklara (insan, para, teknik ekipman vb.) ve bu kaynakların sağlanacağı finansörlere ihtiyaç duyar.
Literatürde proje kavramının çok sayıda tanımıyla karşılaşmak mümkündür. Bu tanımlardan birisinde proje, ortak bir amaca ulaşmak için gösterilen geçici bir çaba olarak tanımlanmıştır.
1- Başka bir tanımda proje; probleme özel, bir defaya mahsus oluşturulan, belirli bir zaman içerisinde bir grup amacı başarmayı hedefleyen işlemler olarak ifade edilmiştir.
2- Daha geniş anlamda proje, tek ve ortak bir amaca ulaşmak için üzerinde uzlaşılmış, zaman, maliyet ve kalite kısıtlarından etkilenen; risk, insan kaynakları, iletişim ve dağıtım bileşenlerini içeren bir süreç olarak tanımlanmıştır.
Projenin hedefleri, süresi, başlangıç ve bitiş tarihleri bellidir. Her proje kendine özgüdür ve diğer projelere benzemez. Hiçbir proje, aynı biçim ve koşullarda kendini tekrarlamaz. Projelerde amaç odak noktasıdır ve bu projenin varoluş nedenidir. Amacın olmadığı çalışmaların proje olarak adlandırılması mümkün değildir. Her iş, belirli kısıtlar altında ve belirli kaynaklar kullanılarak gerçekleştirilir.
Projeler, kültürel ve çevresel faktörlere duyarlıdır. Çoğu proje farklı kişilerin ve/veya grupların işbirliğini gerektirmekte, katkı ve katılımın yanı sıra yaratıcılık ve yenilik gerektiren çalışmaları içermektedir.
Başlama ve bitişi açıkça belirlenmiş faaliyetlerle bütçe ve zaman kısıtı altında amaçlara ulaşma eylemi olan projeler aşağıda belirtilen minimum özellikleri taşımak durumundadırlar:
• Belirli özelliklere sahip tanımlanmış bir hedef,
• Tanımlı başlangıç ve bitiş tarihleri,
• Bütçe
• Kaynakların nasıl tüketileceğini belirten minimum özellikler
Bunların yanı sıra tüm projelerde görülen bazı ortak özellikler de vardır. Bunlar :
• Amaç: Her proje iyi tanımlanmış, ortak bir amaca sahiptir. Bilişim sektörü açısında olaya baktığımızda, birçok proje getiri ve maliyetleri önceden analiz edilmiş bir ürün veya hizmeti ortaya koymak amacı ile gerçekleştirilir. Burada önemli olan nokta, ürün veya hizmetten beklenenlerin net olarak ortaya konmasıdır.
• Karmaşıklık: Proje amaçlarına ulaşabilmek için birçok farklı faaliyetin tamamlanması gerekir. Bu faaliyetler arasındaki ilişkiler, özellikle de projedeki faaliyet sayısı fazla olduğunda karmaşık olabilir. Rutin işlerin planlanması bir kaç gün veya hafta öncesinden yapılabilirken projelerin planlanması aylar sürebilir.
• Teklik: Bir proje genellikle bir kereye mahsus, tekrar etmeyen bir yapıdır. Yinelenen projeler bile, aynı özellikte başka bir kimyasal fabrikanın kurulması gibi, kaynaklar ve projenin gerçekleşeceği çevre açısından ayırt edici farklılıklara sahiptir. Projeler tekrarlanan olaylar olmadığından karşılaşılan problemler ve bunların çözümleri de rutin değildir.
• Belirsizlik: Her proje kendine özgü amaçlar içerdiğinden hepsi için ortak bir çözüm elde etmek olası değildir. Bu nedenle zaman, maliyet ve kalite beklentilerinin her birinin tam olarak karşılanması çoğu zaman sağlanamaz. Bu belirsizlik proje yönetimini bir meydan okuma haline getirmektedir.
• Geçici Yapı: Projeler tanımlanmış bir başlangıç ve sonuca sahiptirler. Dolayısıyla projenin gerçekleştirilebilmesi için ihtiyaç duyulan kaynaklar geçici bir süre için kullanılır. Proje amaçları gerçekleştirildikten sonra, kaynaklar genellikle başka bir iş için yönlendirilir. • Yasam Eğrisi: Bir proje için kaynak ihtiyacı, projenin yasam eğrisi boyunca değişir. Bir proje için tipik kaynak ihtiyacı tahmin edilebilir bir yol izler. Bu yüzden planlama ve kontrol açısından bakıldığında projenin yasam eğrisini proje aşamalarına bölmek gerekir. Tüm bu açıklamalardan sonra, projeyi bir ihtiyacı gidermek üzere başlanan, bir amacı olan, yalnızca bir defalık yapılan, başlama ve bitiş tarihleri belli olan, bir organizasyon yapısı içinde gerçeklesen ve içerisinde kaynak tüketilen bir süreç olarak tanımlamak mümkündür.
Proje Yönetimi Kavramı
Basit tanımıyla proje yönetimi, bir projenin gerçekleştirilmesi için harcanan çabaların tümüdür. Başka bir ifadeyle proje yönetimi, belirli amaç ve hedeflere ulaşabilmek için işletme kaynaklarının verimli ve etkin bir şekilde planlanması, organize edilmesi, yönetilmesi ve kontrolüdür.
Projenin olduğu gibi proje yönetiminin de çok sayıda tanımı yapılmıştır. Yapılan tanımlardan birinde proje yönetimi, uygulama geliştirme ekibinin kullanımında ve yapım maliyetinde verimlilik sağlayan bir programı hayata geçirirken sarfedilen planlama, organize etme, yönetme ve denetleme çabaları olarak tanımlanmıştır.
Başka bir tanımda proje yönetimi, finansör ve müşterilerin beklentilerinin karşılanması amacıyla, bilgi, yetenek, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanması olarak ifade edilmiştir. Belli bir hedefi gerçekleştirmek için insanların, kaynakların ve zamanın birbirleriyle uyumlu ve verimli kullanılması ile ilgili bir bilim olan proje yönetimi şu konuları kapsamaktadır:
• Planlama: Proje yönetiminden beklenen sonuçların tanımlanması, bu sonuçların elde edilmesi için iş gereksinimlerinin, iş miktarının, gereken zamanın, bütçenin ve kaynakların belirlenmesi işlemidir.
• Organize Etme: Projenin organizasyon yapısı içerisinde yönetilebilir işlemlere ayrılması ve bu işlemleri yürütecek çalışanların tanımlanması, seçilmesi ve yerleştirilmesi işlemidir.
• Yöneltme: İşlemlerin başarılı bir biçimde yapılması için gerekli bilginin sağlanması, yerleştirilmesi, teşvik edilmesi ve iletişimin sürekli sağlanması eylemidir.
• Kontrol Etme: Kontrol ölçütlerinin belirlenmesi, yapılanların izlenmesi, sapmaların belirlenmesi ve gerekli önlemlerin alınması işlemidir.
Butler’e göre ise proje yönetimi karmaşık girişimlerle güçlendirilmiş, yoğunlaştırılmış ve bütünleştirilmiş yönetimler kazandırmak için tasarlanmıştır ve aşağıda belirtilenleri içerir;
• Belirli bir konuda toplam örgütsel kaynakların önemli kısmına odaklanması
• Büyük ölçüde birbirine bağlı uzmanlaşmış faaliyetler
• Maliyet hakkında nispeten güç kısıtlamalar ve urun sonu performansı.
Bazı projeler bir takım farklı gereklilikleri ön plana çıkarsa da genellikle her proje, faaliyet alanı, zaman ve maliyet kısıtları ile sınırlandırılır. Bu kısıtlar başarılı proje yönetimi için gerekli üçlü kısıt olarak adlandırılır.
Proje Yönetim Araçları
Girişimlerin ilk zamanlarında ekipler küçük olduğu için projeler ve işler yürütülürken çok fazla sorun olmasa da, ekiplerin büyümesiyle beraber bu işlerin ve projelerin takibi oldukça zorlaşmaya başlıyor. Girişimcilik eko sisteminde şirketlerin çoğu zaman hızlı bir şekilde büyüdüklerini de ele alırsak, proje yönetimi yöneticiler için takip edilmesi zor bir hal alıyor.
Girişimlerin, proje yönetimlerinde kullanabileceği online araçlar bulunuyor. Bu programların bazıları ücretli, bazıları ise ücretsizdir. Ücretli olan programların ücretsiz sürümleri de bulunuyor; ancak ücretsiz sürümlerde belli kısıtlamalar olduğu için, programın tüm özelliklerinden faydalanılamıyor.
Proje yönetim araçları neden önemli?
İş bölümünün düzenli olarak sağlanması ve yapılan işlerin takip edilmesi için bu araçlar oldukça etkilidir. Bu araçlar üzerinde farklı kişilere farklı işler atanabilir ve bu da tek tek herkese mail yazarak ya da sözlü olarak görev verme gereksinimini ortadan kaldıracağı için proje yöneticilerinin işini kolaylaştırır.
Projedeki kişiler yaptıkları işlerin yüzde kaçını tamamladıklarını düzenli olarak güncelleyerek projenin ne durumda olduğunu ya da ne kadar sürede tamamlanacağı üst yöneticilere gösterebilirler. Bu projeler yapılırken, işin kaç dakika/saat sürdüğünün de notu alınabildiği için benzer projelerin ne kadar sürede hazırlanabileceğinin tahmini yapılarak, gelecekteki işler için hazırlıklı olunur.
Bunun yanı sıra projedeki kişiler yaptıkları iş sonrasında kaç dakika/saat çalıştıklarını girdikleri için çalışanların performansları da değerlendirilebilir. Proje yöneticileri tek bir panel üzerinden yapılan tüm işleri takip edebilir, gerekli yerlerde yorumlar yapıp ve geri bildirimler vererek projeyi bu araç üzerinden yönetebilir.
Ayrıca belirlenen görevlerin altında aynı anda çalışan kişiler gerçek zamanlı olarak fikir alışverişinde bulunabilir ve böylece çalışanlar e-mail kalabalığından kurtulmuş olurlar.
Online araçlar oldukları için internet bağlantısı olan herhangi bir yerden bu projeye erişilebildiği için iş bilgisayarı taşıma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Ayrıca bu araçların kimileri mobil uygulamaya da sahip oldukları için, projeler akıllı cihazlar üzerinden de takip edilebilir ve projede yapılan güncellemeler kullanıcının akıllı cihazına bildirim olarak gelir.
Freelance olarak yaptırdığınız işleri bu araç üzerinden vererek iş takibini kolaylaştırabilirsiniz. Ayrıca her proje için farklı “to do” listeleri oluşturup, hangi projeyi kimin görüp kimin göremeyeceğini seçebilirsiniz.
Online proje yönetim araçları
Basecamp
Proje yönetim araçları arasında en bilinenlerinden biri olan Basecamp üzerinde tüm projelerinizi, verilerinizi ve kişilerinizi tek bir yerde tutabiliyorsunuz. Farklı projeler için farklı to do listeleri hazırlarken, tek bir takvim üzerinden tüm kullanıcıların aktivitelerini takip edebilirsiniz. 60 günlük ücretsiz deneme sürümü sunan Basecamp, aylık 20 dolardan başlayan farklı paketlere sahiptir.
BinFire
Proje içindeki kişilerin birbirleriyle mesajlaşabilme ve dosya paylaşım imkanı sunan BinFire bir diğer proje yönetim aracı. Proje kontrol paneli, interaktif bir beyaz tahta, görev yönetimi ve proje raporları gibi çeşitli seçenekler sunan aracın kullanım ücreti aylık 9,95 dolardan başlıyor.
Conceptboard
Görsel çalışmaları olan takımlar için ideal olan Conceptboard , sanal bir beyaz tahta üzerinden ekibin çalışmasını sağlıyor. Her çalışanın tahtada kendine ait bir yeri oluyor ve herkes çalışmaları görebiliyor. Word, Excel, PDF ve Photoshop ile uyumlu olan aracı Google Drive hesabınızla da ilişkilendirebiliyorsunuz. Aylık 9 dolardan başlayan fiyatlarla programı kullanabilirsiniz.
Flow
Tüm ekibin çalışmalarını Flow üzerinden takip edebilir, proje dosyalarınızı, deadline’ları, görev ve proje hakkındaki tartışmaları tek bir yerde toplayabilirsiniz. Flow’un iOS işletim sistemli cihazlar için mobil uygulaması da bulunuyor. Flow’a aylık 9 dolardan başlayan planlarla kayıt olabilirsiniz.
Google Apps
İşletmeler için Google Apps, diğer proje yönetim araçlarından biraz daha farklı; ancak yine ekip içi çalışmalar için avantaj sağlıyor. Google’ın ürünlerini bir araya getiren bu paket üzerinde dosyalar oluşturup, Drive üzerinde onları senkronlayabilirsiniz. Takvim üzerinden hatırlatıcılar koyabilir ve Google Hangouts üzerinden ekibinizle video konferanslar düzenleyebilirsiniz. Google Apps’ın aylık ücreti ise kullanıcı başına 5 dolar.
Podio
Podio birbirinden farklı proje yönetim uygulaması sunuyor. Projedeki herkes için çalışma alanları oluşturup, bu projeleri ilgili kişilerle paylaşabilirsiniz. 5 kullanıcıya kadar ücretsiz olan Podio, daha büyük takımlar için kişi başına aylık 5 dolardan başlayan paketler sunuyor.
Producteev
Şirketler için sosyal bir görev yönetim paneli sunan Producteev üzerinde dilediğiniz kadar proje yaratıp, istediğiniz kadar kişiyi bu projelere ekleyebiliyorsunuz. Kişilere atanan görevlerin zamanlarını belirleyip, etiketlendirebilir ve notlar ekleyebilirsiniz ve anlık akış ile kullanıcılar projeler hakkında güncel bilgilere sahip olabilir. Mobil uygulamaları da olan araç ücretsiz olarak kullanılabiliyor.
Projecturf
Anlık bildirimlerle projedeki kişileri görevler ve güncellemeler hakkında uyaran Projecturf, e-posta ile bildirim gönderiyor. Yan kolon üzerinde eklenen dosyalar, görev atamaları ve notlar gibi önemli bilgiler yer alıyor. Dropbox ve Google Drive ile entegre bir şekilde çalışan Projecturf’un planları aylık 20 dolardan başlıyor.
Teambox
Teambox üzerinden ekipler kolay bir şekilde organize edilebiliyor. Anlık olarak proje üzerinde ne kadar ilerlendiği görülebiliyor ve kullanıcılar bir proje üzerinde paylaşım yapıp aynı anda çalışabilir. Dropbox ve Google Drive ile entegre olarak da çalışan Teambox, ekran paylaşımı ve HD video konferans özelliğine de sahip. 5 kullanıcıya kadar ücretsiz olan araç, daha büyük ekipler için kullanıcı başına aylık 5 dolardan başlayan paketler sunuyor.
Teamwork PM
1 aylık ücretsiz deneme sürümüne sahip olan Teamwork PM üzerinde kullanıcılar kendi takvimlerini oluşturabilir, tek bir takvim üzerinden tüm ekibin etkinlikleri görebilirler. Farklı projeler oluşturarak, herkese farklı görevler atanabildiği gibi, hangi kullanıcıların hangi projelere erişebileceği de yöneticiler tarafından belirlenebiliyor. Dosya paylaşımı, görevlere yorum yapma gibi seçeneklerin yanı sıra anlık olarak yapılan değişiklikler ve tamamlanan görevler de görülebiliyor. Kişilerin ne kadar çalıştıklarının da ölçülebildiği araç Andorid ve iOS uygulamalarına da sahip. Teamwork PM aylık 12 dolardan başlayan çeşitli paketler sunmaktadır.
Trello
Kartlarınızı oluşturarak projedeki ilerlemenizi belirleyebildiğiniz Trello üzerinde görevlerin bitiş tarihlerini ve ekstra bilgiler görevlere ekleyebilir, yorumları ve tamamlanan görevleri görebilirsiniz. Diğer kullanıcıların yaptıkları değişiklikler anında size de bildirim olarak gösteriliyor. Mobil uygulamaları da olan programı ücretsiz olarak kullanabiliyorsunuz.
Wiggio
Bir diğer ücretsiz proje yönetim uygulaması ise Wiggio. To do listler hazırlayıp, projedeki farklı kişilere atayabildiğiniz uygulama üzerinden ek olarak dosya yükleyip bu dosyaları diğer kullanıcılarla paylaşabilirsiniz. Sesli mesajlar da yollayabildiğiniz gibi konferans konuşmaları da organize edebilirsiniz.
Zoho
Birden fazla projeyi yönetebildiğiniz Zoho üzerinde online toplantılar düzenleyip, grup tartışmaları yapabilirsiniz. Google Drive ile entegre çalışan Zoho üzerinde diğer uygulamalarda olduğu gibi görev atama, deadline belirleme, to do listler ulaştırma gibi seçenekler bulunuyor. Tek proje için ücret talep etmeyen Zoho’nun daha büyük projeler için sunduğu Premium planının yıllık ücreti ise 199 dolardır.
Asana
Asana da girişimlerin faydalanabileceği proje yönetim araçlarından bir diğeridir. Projelerin düzenlemesinin yanı sıra anlık bildirimlerle beraber proje üzerinde çalışanlar son güncellemelerden haberdar oluyor. Kullanıcılar diğer çalışanların görevlerini görebilir ve Asana üzerinden birbirleriyle iletişime geçerek hızlı bir şekilde tek bir panel üzerinden işlerini yürüyebilirler. Asana ayrıca mobil üzerinden de kullanılabildiği için iş takibi yapmak için bilgisayar başında olmanıza da gerek kalmıyor.
Kaynak:
1- Nuray ESATOĞLU, Bilgi Teknolojileri Proje Yönetimi ve Başarı Koşulları
2- Eticaretmag, eticaretmag.com/online-proje-yonetimi-araclari/